Conservazione sostitutiva in cloud TeamSystem

Conservazione sostitutiva

Servizio in cloud TeamSystem - Conservazione Sostitutiva

Il servizio in cloud TeamSystem è la soluzione più ideale e completa di conservazione digitale, adatta a tutte le esigenze, realizzato con le tecnologie più avanzate e conforme alla regolamentazione prevista dall'art. 71 del CAD (Codice di Amministrazione Digitale). E' rivolto ai professionisti, alle PMI e alla Pubblica Amministrazione.  

Elenchiamo talune delle funzionalità previste:

• delegare TeamSystem per l'intera fase operativa di tutto il processo di conservazione, comprese la marca temporale e la firma digitale;
• ricerca e consultazione di tutti i documenti in archivio;
• possibilità di esibire i documenti in originale;
• scaricare ed esibire il Manuale di Conservazione.

Per le aziende, microimprese e artigiani è possibile:

• archiviare tutti i documenti che provengono dall'amministrazione dell'attività attraverso un servizio reso in modo completo e sicuro da TeamSystem;
• E' stata prevista pure una gamma di soluzioni mirate ciascuna alle dimensioni dell'azienda garantendo economicità e massima efficienza

Per gli studi professionali

• Consulenza e formazione ai propri clienti sull'utilità della conservazione digitale, sia sotto l'aspetto organizzativo che del risparmio dei costi.
• Nuovo servizio da erogare ai propri clienti da considerare come utile strumento di archiviazione dei cicli attivi e passivi di tutta la gestione aziendale.

Per le pubbliche Amministrazioni

• Gestione e Conservazione digitale a Norma di tutti i documenti informatici delle P.A. Che intendono avvalersi del servizio in Outsourcing e che sono quindi obbligati a rivolgersi a Conservatori   accreditati, pubblici o privati, inseriti nell'elenco speciale presso l'AGID. 

Numero P. IVA gestibili:

• Il pacchetto START/GSE è valido per una sola P. IVA
• I pacchetti BASIC, METAL, BRONZE, CHROME, SILVER, GOLD, PLATINUM, PREMIUM, EXCLUSIVE e OPEN sono validi per più P. IVA

Tutti i pacchetti hanno le seguenti caratteristiche:

• Validità 12 mesi
• Includono: 10 anni di conservazione a fronte di rinnovo annuale
• Permettono la conservazione dei documenti dell'anno fiscale precedente entro il 31 ottobre dell'anno in corso
• Assistenza

LA CONSERVAZIONE DIGITALE

La conservazione digitale nasce dalla necessità, in un primo momento molto avvertita dalle pubbliche amministrazioni ma oggi anche dalle aziende private e dai cittadini singoli, di avviare un processo di dematerializzazione volto a garantire che informazioni e documenti siano conservati digitalmente, perseguendo in modo disciplinato i principi dell'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, e reperibilità. In altri termini è una procedura legale molto articolata che permette di equiparare i documenti cartacei con quelli elettronici, cioè di  mantenere lo stesso valore legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato, consentendo cosi di fare a meno dell'archiviazione cartacea degli stessi e della corrispondente stampa.

Un efficace e corretto processo di conservazione digitale comporta una profonda reingegnerizzazione del modus operandi di ogni realtà aziendale e richiede necessariamente l'utilizzo di particolari strumenti tecnico/giuridici quali la firma digitale e la marca temporale:

• la firma digitale, al pari della tradizionale firma autografa su carta, è quella  che si applica sui documenti informatici in modo del tutto elettronico, producendo sempre l'effetto di dare paternità certa ai documenti e assumendo piena efficacia probatoria;  
• la marca temporale è il risultato di una procedura informatica grazie alla quale si attribuisce a un documento informatico un riferimento temporale opponibile a terzi,  dando modo cosi di assodare l'effettivo avvenimento di un'attività contenuta in un documento digitale. L'insieme dei due accorgimenti consente di certificare l'origine del documento informatico e di renderlo immodificabile.

 Perchè utilizzare la conservazione sostitutiva?

Permette di trarne grandi benefici e vantaggi che si riferiscono principalmente al miglioramento dell'efficienza gestionale, alla semplificazione dei processi, alla riduzione di costi e tempi.

 Riduzione costi:

• costi per riproduzione stampe;
• imposta di bollo stampa registri obbligatori;
• investimenti per  per attrezzature ridotti;
• recupero spazi destinati a conservare e archiviare i documenti cartacei;
• costi di personale addetto alla conservazione cartacea.

Riduzione tempi

• massificazione delle operazioni:
• consegne ai clienti;
• recupero tempi di svolgimento attività connesse ai documenti.

Efficienza processi

• Pianificazione delle operazioni
• Velocità di realizzazione
• Ricerche veloci
• Archivio catalogato

Nuovo servizio

• Nuovo servizio da erogare ai clienti

Gestione della conservazione in studio

Il processo di conservazione sostitutiva è cosi complesso che richiede tutta una serie di conoscenze, competenze di natura tecnica, informatica e giuridica, la definizione dei ruoli, la formazione  dei responsabili che dovranno seguire  e mantenere costantemente aggiornati i processi e i dati nel tempo, la garanzia della gestione futura e di tutta una serie di professionalità che possono essere espresse soltanto se mirate allo svolgimento esclusivo di quest'attività. La non corretta conservazione dei registri fiscali ad wesempio potrebbe determinare danni cosi ingenti da minare il rapporto fiduciario con i clienti.

Affidamento a terzi in Outsourcing

La possibilità di affidare l'intera gestione della conservazione a soggetti esterni, competenti, qualificati e certificati assume grande rilevanza poichè solleva l'azienda o l'ufficio dai rischi e dagli oneri che ne conseguono e che non hanno uno stretto collegamento con il core business dell'attività svolta. Vengono cosi liberate risorse umane che possono essere destinate ai settori strategici ma ancor di più ne deriva una marcata semplificazione dei processi organizzativied un risparmiodi costi di produzione.

Sicurezza

TeamSystem, al fine di garantire gli standard di qualità e sicurezza in materia di conservazione digitale, ha strutturato e programmato l'attività seguendo rigidamente i criteri imposti dalle leggi che regolamentano la materia in oggetto, ricevendo certificazioni e accreditamenti diversi:

SISTEMA PER LA GESTIONE DELLA SICUREZZA  DELLE INFORNAZIONI ISO/IEC

CONSERVATORE ACCREDITATO PRESSO AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE

La Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014), regolamenta le modalità  per l’accreditamento e per la vigilanza delle figure dei "Conservatori" che mirano a conseguire i riconoscimenti  del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza, con relativa iscrizione in un apposito elenco pubblico. Sotto l'aspetto della Vigilanza, quadrimestralmente, i Conservatori accreditati sono tenuti a comunicare all' Agenzia per l'Italia Digitale i dati connessi all'attività di conservazione svolta nel periodo.

I requisiti previsti ai fini dell'accreditamento e conseguente iscrizione nell'elenco conservatori Agid, sono molto restrittivi e limitativi poichè i soggetti interessati devono dimostrare affidabilità sotto l'aspetto organizzativo, tecnico e finanziario ai fini dello svolgimento dell'attività di conservazione; disporre di personale provvisto delle necessarie competenze, esperienze e professionalità adeguate e conformi alle norme in materia (CAD, DPCM 3/12/2013); garantire piena affidabilità e sicurezza dei sistemi di conservazione utilizzati; utilizzo di misure di sicurezza ta li da garantire l'immodificabilità, la riservatezza, l'integrità, l'autenticità, e la reperibilità dei documenti informatici che sono oggetto di conservazione.

Il Servizio Conservazione Cloud TeamSystem è accreditato Agid, per cui è disponibile anche per tutti quegli enti pubblici che intendono esternalizzare e affidare a terzi il servizio di Conservazione Digitale, essendo stato riconosciuto e inserito nell'elenco speciale Conservatori Agid.    

Quadro normativo di riferimento

L'iter legislativo sulla conservazione digitale è stato lungo e complesso e si è sviluppato attraverso una serie di decreti presidenziali e ministeriali, sul Codice di Amministrazione Digitale, su risoluzioni e circolari dell'Agenzia delle Entrate e su Regole Tecniche. 

Volendo seguire un ordine cronologico, i momenti salienti attraverso i quali si è pervenuto alla regolamentazione attuale riguardano :

• Il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23/01/04,dopo aver dato le difinizioni di documento informatico, documento analogico, di firma digitale e marca temporale introduce di fatto  la normativa riuardante l’archiviazione ottica sostitutiva. Stabilsce inoltre che I documenti cartacei fiscalmente rilevanti, possono essere archiviati su supporto a lettura ottica mantenendo lo stesso valore legale  degli originali, grazie all'apposizione della firma digitale e della marca temporale.
• La DELIBERAZIONE CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 stabilisce le  Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico; inoltre stabilisce la possibilità della conservazione,attraverso l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale non solo dei documenti informatici ma anche di quelli analogici. 
• La circolare esplicativa n. 36/E del 6 Dicembre 2006 sulla conservazione digitale e le successive, danno un chiarimento definitivo sulla pratica applicabilità della conservazione su supporti informatici dei documenti e delle scritture contabili obbligatorie senza distinguere se siano di formazione informatica nativa o se, originariamente  cartacei, siano stati successivamente trasformati in informatici tramite acquisizione dell'immagine con uno scanner.. 
• Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014,  definiscono un nuovo sistema di Conservazione Digitale e sostituiscono le precedenti dettate dalla deliberazione CNIPA n°11 del 2004. Le novità riguardano:

1. l'univocità, ai fini della conservazione sostitutiva digitale, del significato di documento informatico, per cui non si distingue tra documento informatico nativo, prodotto originariamente e direttamente da procedure informatiche (word processor, fogli di calcolo o altro) e quello analogico, ottenuto per acquisizione informatica, attraverso processo di scansione documentale.
2. Viene ridefinito il concetto di "sistema di conservazione", come l'insieme delle regole, delle tecnologie, delle procedure che si devono seguire affinchè vengano garantiti, durante l'intero processo di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici, i requisiti dell'integrità, leggibilità, affidabilità, reperibilità e autenticità.
3. Viene introdotta una nuova terminologia che fa riferimento ai tre momenti fondamentali della conservazione sostitutiva: versamento,conservazione ed esibizione; si distinguono cosi i pacchetti informativi di versamento, inviati dal produttore, di archiviazione, che provengono dalla trasformazione da quelli di versamento, di distribuzione che si riferiscono a quelli inviati dal sistema di conservazione all'utente quando ne faccia richiesta.

Quindi I soggetti che intervengono in tutto il processo di conservazione:

• Produttore, il soggetto che produce il pacchetto di versamento e lo trasferisce al sistema di conservazione
• Responsabile della Conservazione, la figura centrale de sistema di conservazione che ha la responsabilità e la funzione di tutta la gestione
• Utente, Persona o Ente che ha necessità di acquisire le informazioni di suo interesse dal sistema di conservazione (Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate in caso di verifica)  

Viene introdotto pure il concetto di Manuale della conservazione, inteso come un «documento informatico operativo», predisposto dal Responsabile della Conservazione che dovrà contenere la descrizione di tutte le fasi e procedure aziendali, i workflow documentali, i vari strumenti informatici cosi come le precauzioni di sicurezza e di continuità operativa idonee a garantire piena trasparenza nella gestione documentale e facilitare l'accesso per eventuali controlli delle autorità pubbliche. In particolare dovrà identificare tutti i soggetti coinvolti per quanto attiene le responsabilità, le funzionii, gli obblighi e le eventuali deleghe , le tipologie dei documenti sottoposti a conservazione, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di utilizzo dei pacchetti di archiviazione, i processi di disaster recovery, la produzione di duplicati e tutta l'architettura procedurale.  L'ultimo aspetto rilevante riguarda il Piano della sicurezza del sistema di conservazione, che dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile della sicurezza.

• Il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, in ottemperanza al D.Lgs. n.82 2005, stabilisce  le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali, in particolare  dell'imposta di bollo sui documenti informatici. e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto. 
  Tra l'altro si definiscono le caratteristiche dei documenti che devono presentare i requisiti della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità 
  Si stabiliscono pure le chiavi di ricerca che devono fare riferimento a : cognome, nome,denominazione, codice fiscale, partita iva, data o associazioni logiche di tali chiavi di ricerca.