Servizio in cloud TeamSystem - Conservazione Sostitutiva
Il servizio in cloud TeamSystem è la soluzione più ideale e completa di conservazione digitale, adatta a tutte le esigenze, realizzato con le tecnologie più avanzate e conforme alla regolamentazione prevista dall'art. 71 del CAD (Codice di Amministrazione Digitale). E' rivolto ai professionisti, alle PMI e alla Pubblica Amministrazione.
Elenchiamo talune delle funzionalità previste:
Per le aziende, microimprese e artigiani è possibile:
Per gli studi professionali
Per le pubbliche Amministrazioni
Numero P. IVA gestibili:
Tutti i pacchetti hanno le seguenti caratteristiche:
LA CONSERVAZIONE DIGITALE
La conservazione digitale nasce dalla necessità, in un primo momento molto avvertita dalle pubbliche amministrazioni ma oggi anche dalle aziende private e dai cittadini singoli, di avviare un processo di dematerializzazione volto a garantire che informazioni e documenti siano conservati digitalmente, perseguendo in modo disciplinato i principi dell'autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, e reperibilità. In altri termini è una procedura legale molto articolata che permette di equiparare i documenti cartacei con quelli elettronici, cioè di mantenere lo stesso valore legale nel tempo a un documento informatico o a un documento analogico digitalizzato, consentendo cosi di fare a meno dell'archiviazione cartacea degli stessi e della corrispondente stampa.
Un efficace e corretto processo di conservazione digitale comporta una profonda reingegnerizzazione del modus operandi di ogni realtà aziendale e richiede necessariamente l'utilizzo di particolari strumenti tecnico/giuridici quali la firma digitale e la marca temporale:
Perchè utilizzare la conservazione sostitutiva?
Permette di trarne grandi benefici e vantaggi che si riferiscono principalmente al miglioramento dell'efficienza gestionale, alla semplificazione dei processi, alla riduzione di costi e tempi.
Riduzione costi:
Riduzione tempi
Efficienza processi
Nuovo servizio
Gestione della conservazione in studio
Il processo di conservazione sostitutiva è cosi complesso che richiede tutta una serie di conoscenze, competenze di natura tecnica, informatica e giuridica, la definizione dei ruoli, la formazione dei responsabili che dovranno seguire e mantenere costantemente aggiornati i processi e i dati nel tempo, la garanzia della gestione futura e di tutta una serie di professionalità che possono essere espresse soltanto se mirate allo svolgimento esclusivo di quest'attività. La non corretta conservazione dei registri fiscali ad wesempio potrebbe determinare danni cosi ingenti da minare il rapporto fiduciario con i clienti.
Affidamento a terzi in Outsourcing
La possibilità di affidare l'intera gestione della conservazione a soggetti esterni, competenti, qualificati e certificati assume grande rilevanza poichè solleva l'azienda o l'ufficio dai rischi e dagli oneri che ne conseguono e che non hanno uno stretto collegamento con il core business dell'attività svolta. Vengono cosi liberate risorse umane che possono essere destinate ai settori strategici ma ancor di più ne deriva una marcata semplificazione dei processi organizzativied un risparmiodi costi di produzione.
Sicurezza
TeamSystem, al fine di garantire gli standard di qualità e sicurezza in materia di conservazione digitale, ha strutturato e programmato l'attività seguendo rigidamente i criteri imposti dalle leggi che regolamentano la materia in oggetto, ricevendo certificazioni e accreditamenti diversi:
SISTEMA PER LA GESTIONE DELLA SICUREZZA DELLE INFORNAZIONI ISO/IEC
CONSERVATORE ACCREDITATO PRESSO AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE
La Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014), regolamenta le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza delle figure dei "Conservatori" che mirano a conseguire i riconoscimenti del possesso dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza, con relativa iscrizione in un apposito elenco pubblico. Sotto l'aspetto della Vigilanza, quadrimestralmente, i Conservatori accreditati sono tenuti a comunicare all' Agenzia per l'Italia Digitale i dati connessi all'attività di conservazione svolta nel periodo.
I requisiti previsti ai fini dell'accreditamento e conseguente iscrizione nell'elenco conservatori Agid, sono molto restrittivi e limitativi poichè i soggetti interessati devono dimostrare affidabilità sotto l'aspetto organizzativo, tecnico e finanziario ai fini dello svolgimento dell'attività di conservazione; disporre di personale provvisto delle necessarie competenze, esperienze e professionalità adeguate e conformi alle norme in materia (CAD, DPCM 3/12/2013); garantire piena affidabilità e sicurezza dei sistemi di conservazione utilizzati; utilizzo di misure di sicurezza ta li da garantire l'immodificabilità, la riservatezza, l'integrità, l'autenticità, e la reperibilità dei documenti informatici che sono oggetto di conservazione.
Il Servizio Conservazione Cloud TeamSystem è accreditato Agid, per cui è disponibile anche per tutti quegli enti pubblici che intendono esternalizzare e affidare a terzi il servizio di Conservazione Digitale, essendo stato riconosciuto e inserito nell'elenco speciale Conservatori Agid.
Quadro normativo di riferimento
L'iter legislativo sulla conservazione digitale è stato lungo e complesso e si è sviluppato attraverso una serie di decreti presidenziali e ministeriali, sul Codice di Amministrazione Digitale, su risoluzioni e circolari dell'Agenzia delle Entrate e su Regole Tecniche.
Volendo seguire un ordine cronologico, i momenti salienti attraverso i quali si è pervenuto alla regolamentazione attuale riguardano :
Quindi I soggetti che intervengono in tutto il processo di conservazione:
Viene introdotto pure il concetto di Manuale della conservazione, inteso come un «documento informatico operativo», predisposto dal Responsabile della Conservazione che dovrà contenere la descrizione di tutte le fasi e procedure aziendali, i workflow documentali, i vari strumenti informatici cosi come le precauzioni di sicurezza e di continuità operativa idonee a garantire piena trasparenza nella gestione documentale e facilitare l'accesso per eventuali controlli delle autorità pubbliche. In particolare dovrà identificare tutti i soggetti coinvolti per quanto attiene le responsabilità, le funzionii, gli obblighi e le eventuali deleghe , le tipologie dei documenti sottoposti a conservazione, il modello di funzionamento e il processo di conservazione e di utilizzo dei pacchetti di archiviazione, i processi di disaster recovery, la produzione di duplicati e tutta l'architettura procedurale. L'ultimo aspetto rilevante riguarda il Piano della sicurezza del sistema di conservazione, che dovrà essere predisposto dal Responsabile della conservazione, di concerto con il Responsabile della sicurezza.