Digital Archive
Il servizio TeamSystem per la conservazione digitale in Cloud di tutti i documenti, ideale per archiviare ed esibire i documenti a norma di legge.
Le sue caratteristiche
L’archiviazione a norma di legge dei documenti in formato elettronico è la principale funzione svolta dal servizio Digital Archive di TeamSystem. Grazie a questo servizio sarà possibile conservare secondo le modalità previste dal Legislatore vari tipi di atti, tra cui:
- Dichiarazioni
- Documenti di trasporto (DDT)
- Contratti
- Messaggi di Posta Elettronica Certificata
- Libro Unico del Lavoro
Il procedimento di conservazione utilizzato da TeamSystem Digital Archive rispetta gli standard fissati dalla legge e permette ai documenti di mantenere la propria validità legale nel corso del tempo e di tutti i requisiti di reperibilità, autenticità, leggibilità, affidabilità e integrità.
Tutto in un Cloud
Digital Archive prodotto da TeamSystem è un servizio in Cloud. Ciò significa che l’utente che si abbona non dovrà procedere ad alcuna installazione su alcuno dei propri dispositivi, ma riceverà al momento della sottoscrizione le credenziali per effettuare l’accesso da qualsivoglia postazione. L’utente dovrà semplicemente collegarsi a internet, accedere al server identificandosi e da questo momento potrà poi effettuare tutte le operazioni. Tutti i server TeamSystem compongono un’infrastruttura ultra-moderna dove la sicurezza e la riservatezza dei clienti e delle informazioni trasmesse viene tenuta nella massima considerazione. Per questo motivo TeamSystem si è attrezzata con sistemi di ultimissima generazione che assicurano elevate prestazioni e l’ininterrotta continuità del servizio offerto.
Servizio accreditato AgID (Agenzia per l’Italia Digitale)
Dotato delle necessarie certificazioni ISO/IEC e UNI EN ISO. Un servizio pensato per aziende, studi legali, commercialisti e start-up Digital Archive si rivolge in modo specifico a una vasta tipologia di imprese ma è molto indicato anche per gli studi di professionisti.
Quali sono le caratteristiche?
Il suo funzionamento è abbastanza lineare e assicura la massima praticità. Chi utilizza questo servizio, in pratica, snellisce notevolmente il proprio carico di lavoro in quanto tutto il processo di conservazione (ivi compresi la gestione dei backup dei documenti archiviati e i periodici adeguamenti normativi) viene affidato alla cura di TeamSystem che, oltretutto, provvede a espletare due ulteriori compiti, ovvero l’apposizione della firma digitale (necessaria per avere la garanzia che il documento sia originale) e della marca temporale (che invece serve per certificare data e orario).
Tutte le informazioni sulle modalità di conservazione di Digital Archive sono contenute nell’apposito Manuale consultabile sempre online. Ovviamente, tutti i documenti una volta archiviati non diventeranno inaccessibili, ma saranno invece sempre disponibili per la consultazione, per il download o per essere esibiti in base alle varie esigenze. l’utente potrà affidarsi a un sistema di ricerca veloce, di facile utilizzo e molto efficiente.
L’archiviazione digitalizzata migliora le performance aziendali e riduce in maniera assolutamente drastica gli sprechi di tempo anche per la fase di ricerca. Per di più, utilizzando il servizio di conservazione offerto da TeamSystem l’azienda utilizzerà molta meno carta e godrà quindi di un notevole risparmio nelle spese di stampa, senza contare il fatto che un minor numero di documenti cartacei significa anche un minore ingombro in termini di spazio fisico.
Come attivare il servizio?
Per l’attivazione di Digital Archive di TeamSystem sono sufficienti quattro step. In primo luogo, dopo la sottoscrizione si riceverà un’email contenente il contratto e le relative deleghe. A questo punto, seguendo le istruzioni contenute nel messaggio in questione, bisognerà siglare questi due allegati e re-inviarli a TeamSystem. Ciò determinerà la ricezione di un messaggio PEC contenente il link con cui accedere alla piattaforma web e le relative credenziali per il login: a questo punto, sarà possibile utilizzare il servizio e procedere con l’archiviazione digitale dei documenti. Naturalmente, il servizio si integra in modo diretto con tutti gli altri software di TeamSystem e consente la conservazione di tutti gli oltre 100 tipi di documenti gestiti da tali applicativi, ma se si utilizzano programmi di altre aziende non ci saranno comunque problemi di sorta grazie al Directory Analizer, uno strumento gratuito che permetterà ugualmente l’archiviazione.
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