Servizio Web Fattura Elettronica PA

servizio web fatturazione elettronicaLa gestione semplificata ed automatizzata delle fatture elettroniche PA

  • Inserimento manuale fattura PA
  • Generazione automatica del formato XML
  • Insermento in formato XML o pacchetto ZIP
  • Trasmissione al SDI
  • Gestione notifiche
  • Conservazione sostituitiva

 

 

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 I pacchetti START, BASIC, PRO e GOLD hanno le seguenti caratteristiche:

  • Validità 12 mesi
  • Numero cedenti/prestatori gestibili: illimitato
  • Include: firma, invio e conservazione per 10 anni delle fatture PA
  • Assistenza

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quadro formativo

L'art. 1 (cc.209-204) della L. 244/2007 ha introdotto l'obbligo, per gli operatori economici fornitori della PA, di emettere le fatture in formato digitale, attraverso la predisposizione di un file XML che deve contenere anche il codice identificativo univoco dell'ufficio a cui è destinata la fattura; la lettura del codice può effettuarsi sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA o indice PA) che contiene l'elenco di tutti gli Uffici Centrali e Periferici censiti che possono essere destinatari di fatture elettroniche.

Il documento XML così predisposto e firmato digitalmente, viene trasmesso, via PEC o altro canale accreditato, al Sistema di Interscambio (SDI), gestito dall'Agenzia delle Entrate tramite Sogei.

SDI fa da punto di incontro tra gli attori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica attraverso la trasmissione e la validazione delle informazioni, comunicandone i risultati al trasmittente e al ricevente con messaggi particolari previsti da un determinato codice di comunicazione.

Dal 6 Giugno 2014 è scattato l'obbligo normativo della fattura elettronica per le forniture dirette ai Ministeri, Agenzia delle Entrate ed Enti Nazionali di Previdenza; dal 31 Marzo 2015 è stato esteso l'obbligo a tutti gli uffici della PA, tra cui Comuni, Province, Regioni, Albi Professionali, Forze dell'ordine, USL ecc.

Come è espressamente stabilito dall'art 43 del CAD, le fatture elettroniche PA dovranno essere obbligatoriamente conservate in modalità digitale, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71, che prevede, tra le varie attività, l'individuazione del responsabile della conservazione, la predisposizione di un manuale di conservazione, la verifica della marca temporale dei documenti ricevuti, la verifica della firma digitale, la verifica dei soggetti coinvolti nel processo, degli strumenti utilizzati e del formato di conservazione.

Con la Circolare n. 18/E del 24 Giugno 2014 l'Agenzia delle Entrate dà una serie di chiarimenti sulla fattura elettronica:

  • La prima precisazione fa riferimento alla definizione di fattura elettronica data dall'art 21 del D.P.R. n. 633/1972, " la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico", per cui la discriminante distintiva da quella cartacea risiede nel momento dell'invio e del ricevimento tramite canali telematici che soddisfino i requisiti richiesti, risultando così ininfluente la fase della creazione che può avvenire in formato cartaceo ma comunque trasformabile in documento digitale. Viene precisato pure che anche in mancanza di accettazione del soggetto passivo, la fattura mantiene la caratteristica di elettronica, e quindi soggetta alla conservazione digitale.

  • Vengono dati chiarimenti sui requisiti di autenticità, integrità e leggibilità della fattura elettronica che il soggetto emittente, secondo il già citato art. 21, deve garantire nei vari momenti del processo di fatturazione sino al termine della conservazione: l'autenticità dell'origine sta ad indicare l'identità certa del fornitore e dell'emittente della fattura; l'integrità del contenuto va intesa come inalterabilità dei dati obbligatori previsti dall'art. 21; il requisito della leggibilità del documento è soddisfatto se il suo contenuto è immediatamente e in qualsiasi momento del processo di fatturazione, compreso quello della conservazione, leggibile e verificabile come da emissione dell'originale.

  • viene precisato che la scelta tecnologica delle modalità che garantiscono i requisiti di autenticità, d'integrità e di attestazione della data viene rimessa alla libera determinazione del soggetto emittente che può optare su sistemi di controllo di gestione, sulla firma elettronica qualificata dell'emittente, sulle procedure EDI, o altre tecnologie ritenute adeguate. 

  • la fattura elettronica si considera emessa, allorquando viene messa a disposizione del destinatario attraverso un qualsiasi supporto informatico o PEC e un link che gli permetta di scaricare e leggerne il contenuto;

  • la possibilità di emettere fatture differite per prestazioni di servizi se documentati;

  • una procedura più snella per le fatture semplificate, d'importo non superiore di 100 euro, che prevede l'inserimento di minori dati.

Risvolti sul sistema imprenditoriale

Il 6 Giugno 2014 ha rappresentato una data storica per Agenda Digitale, poichè fa scattare l'obbligo della fatturazione elettronica verso la PA Centrale (Ministeri, Scuole, Agenzie delle Entrate, caserme, enti di previdenza e assistenza sociale) e dare inizio al processo di cambiamento e avvicinamento per le imprese fornitrici delle PA alle innovazioni tecnologiche.

A parte l'obbligo normativo, la dematerializzazione del ciclo amministrativo dà un notevole contributo al processo di crescita aziendale e di incremento di efficienza, rivelandosi una grande opportunità di risparmio, di recupero di produttività ed un ottimo strumento per combattere la crisi.

D'altra parte alcuni studi hanno stimato che il costo per l'intero trattamento di una fattura dal momento del caricamento alla sua totale distruzione si aggira approssimativamente sui 25 euro per cui numerosi sono i benefici e i vantaggi economici che si possono trarre da una gestione strutturata e informatizzata delle fatture.

Sotto l'aspetto della riduzione dei costi:

  • abbattimento quasi totale dei materiali di consumo per l'eventuale utilizzo di carta, buste, bolli;
  • abbattimento del costo per la distruzione delle fatture;
  • eliminazione dei costi connessi all'intero processo di archiviazione e ricerche;
  • eliminazione costi connessi agli spazi destinati all'archiviazione della documentazione fiscale;
  • riduzione costi e aumento produttività delle energie umane disponibili.

Il nuovo sistema consente inoltre un evidente aumento di efficienza per:

  • l'interoperabilità tra sistemi diversi che conducono e indirizzano i dati secondo un tracciato record definito;
  • riduzione dei tempi di esecuzione dei processi ed eliminazione di errori umani nella gestione dei dati con conseguente riduzione di dispute e contenziosi sotto l'aspetto legale;
  • una più facile e veloce fruibilità (accesso online) a tutte le fatture di acquisto e di vendita assicurando la condivisione delle informazioni a tutte le aree aziendali coinvolte;
  • eliminazione di ritardi e disguidi determinati dall'inoltro cartaceo;
  • risposte più immediate e più trasparenti nell'eventualità di controlli fiscali.

Tutto ciò favorisce, da una parte, lo sviluppo commerciale e la modernizzazione del Paese e dall'altra si traduce, per l'Agenzia delle Entrate, in un vero e proprio strumento di controllo di gestione su tutte le fatture emesse verso la PA, poichè lo smistamento attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) consente di tracciare con maggiore semplificazione ed in maniera univoca i documenti e di possedere elementi inequivocabili per il monitoraggio e per una trasparente rendicontazione della spesa pubblica.

Del resto trattasi di un percorso necessario, che deve consentire al sistema imprenditoriale di non diventare vittima delle grandi trasformazioni e dei fenomeni di distruction dell'economia mondiale, e di evitare gli effetti devastanti che l'innovazione tecnologica portata dagli altri può arrecare alle imprese che subiscono o ritardano il processo di cambiamento tecnologico.

Per le nostre imprese, a parte la scarsa percezione dei notevoli risparmi ottenibili ed il fondato timore di affrontare il cambiamento nella consapevolezza di non disporre delle competenze necessarie, di certo lo scoglio fondamentale è rappresentato dagli imprescindibili investimenti richiesti per la nuova piattaforma digitale (software e hardware) idonee a gestire la produzione della fattura in formato digitale, la sua trasmissione al Sistema di Interscambio e la conservazione digitale o sostitutiva.

Obiettivo

Al fine di favorire il salto culturale verso un modello che prevede la veicolazione elettronica delle fatture, TeamSystem ha sviluppato dei moduli software specifici per le fatture pa, completamente integrati con le procedure gestionali aziendali (Linea Gamma) e Professionisti (Linea Gecom), che consentono di riprodurre il formato elettronico della fattura, la sua trasmissione alla PA tramite il Servizio di Interscambio.

Negli altri casi, compresi i non utilizzatori di procedure TeamSystem, al fine di alleggerire l'onere che comporta l'implementazione di una nuova piattaforma digitale, a volte forzatamente sovradimensionata, e sopratutto per semplificare e agevolare la complessa attività di fatturazione imposta dalle nuove regole, Teamsystem ha istituito un servizio web di fatturazione elettronica, rivolto anche ai non utilizzatori di procedure di propria produzione, con l'obiettivo di gestire in modo sicuro, semplice e affidabile l'intero flusso di operazioni connesso alle fatture da emettere alla PA per forniture di beni o servizi, facendosi carico, attraverso deleghe regolarmente firmate, di emettere le fatture, di firmarle digitalmente, di trasmetterle al SDI con la propria Pec e di curarne la conservazione sostitutiva a norma.

Destinatari del servizio web fatture PA

  • Aziende, Artigiani e Studi professionali, utilizzatori di gestionali TeamSystem provvisti dei moduli fattura o parcella elettronica, limitatamente alla conservazione sostitutiva
  • Aziende e studi utilizzatori di gestionali TeamSystem non provvisti del modulo fattura o parcella elettronica che si vogliono avvalere del servizio web per la produzione, trasmissione e conservazione oppure parzialmente di uno o più dei servizi previsti
  • Aziende e studi non utilizzatori di software TeamSystem che hanno bisogno della generazione, trasmissione e conservazione delle fatture PA o parzialmente di uno o più dei servizi previsti

Funzionalità principali del servizio web

Il "Service Web Fatture PA" si fa carico di :

  • emettere, attraverso interfaccia web, le fatture pa in formato digitale (XML) standard a norma;
  • trasmettere le fatture in xml, prodotte attraverso il servizio o che provengono da altri gestionali che non prevedono l'invio;
  • apporre la firma digitale nelle fatture a garanzia di origine ed integrità del dato;
  • inviare al SDI le fatture pa attivando il canale di comunicazione PEC;
  • gestire tutto il processo di notifica del SDI dall'accettazione alla certificazione di consegna;
  • gestire l'adempimento delle procedure di conservazione sostitutiva a norma delle fatture inviate al Sistema d'Interscambio, comprese le correlative notifiche e ricevute.

Utilizzo dell'interfaccia web

Prevede il caricamento manuale delle fatture, oppure, tramite un upload manuale da interfaccia web, la trasmissione delle fatture in formato digitale singolarmente o all'interno di un file ZIP.

Pertanto il cliente accreditato di password può accedere alla sua home page per visionare:

  • numero delle fatture caricate manualmente o precompilate da altri gestionali;
  • dettaglio sotto l'aspetto numerico per stato delle varie fatture caricate compresi i ritorni dal SDI e le notifiche;
  • visualizzazione dei link delle fatture ancora in stato di modifica e di quelle che hanno originato errori;
  • possibilità di effettuare ricerche delle fatture per filtro al fine di monitorarne lo stato e visualizzare le notifiche;
  • aprire in modifica le fatture scartate per errori o quelle da completare;
  • scaricare in locale le notifiche ricevute e le fatture inviate;
  • effettuare il download di eventuali messaggi e fatture caricate;
  • visualizzare i dati statistici di dettaglio.

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